ค ม อการใช งาน Office 365 สาหร บผ ค มระบบ

Transcription

1 ค ม อการใช งาน Office 365 สาหร บผ ค มระบบ

2 สารบ ญ Office 365 Admin center... 1 Dashboard... 3 Setup... 6 Specify a domain and confirm ownership... 6 Add users and assign licenses... 8 เพ มบ ญช ผ ใช ท ละ 1 บ ญช... 8 เพ มบ ญช ผ ใช จานวนมากผ านทางไฟล ร ปแบบ.csv Set the domain purpose and configure DNS Import user data Users and groups Domains Licensing Service settings Service health Reports Support Purchase services... 30

3 Office 365 Admin center Dashboard ส วนท 1 Office 365 Admin Center ส วนน จะเป น Navigation bar เข าไปท หน าแผงควบค มระบบ จากร ปด านบนประกอบด วยส วนด งน - Dashboard (ร ปด านบนแสดงหน าน อย ) แผงควบค มหน าหล ก แสดงสถานะของการทางานระบบ - Setup ส วนการต งค าบ ญช การใช งานของ Office Users and Groups ส วนการควบค มบ ญช ผ ใช และกล มผ ใช - Domains ส วนการต งค าของช อโดเมนให ก บ Office Licensing แสดงจานวน license ในบ ญช ของ Office Service Settings แสดงการต งค าการให บร การส วนต างๆของบ ญช Office Service Health แสดงสถานะการทางานของแต ละส วนในระบบ - Reports รายงานแสดงผลสถานะการทางานของ ระบบย อยต างๆ

4 - Support ต ดต อขอความช วยเหล อจาก Microsoft (คาถามท พบบ อยๆหร อเบอร ต ดต อเพ อขอความช วยเหล อ) - Purchase Services ส วนการส งซ อการให บร การ Office 365 เพ มเต ม ส วนท 2 Service Overview ค อเป นสถานะป จจ บ นโดยรวมของบ ญช Office 365 ของเรา ซ งประกอบไปด วยส วนย อย 4 ส วนด งน - Service Health - Service Requests - Inactive users - Mail protection ส วนท 3 Current Health แสดงสถานะการทางานของส วนให บร การต างๆซ งจะม การแจ งป ญหาท เก ดข นหากระบบเก ดป ญหา แสดงจานวนการขอใช บร การของระบบ แสดงจานวนของผ ใช ท ไม ได ม การเข ามาใช งานมากกว า 30 ว น แสดงจานวนของอ เมล ท ม การตรวจสอบและป องก นจากการต งค าของระบบ แถบแสดงสถานะการทางานของการให บร การส วนต างๆภายใน Office 365 กรณ ท ม ป ญหาจะแสดงด วยว าป ญหา ในการให บร การด งกล าวเก ดจากอะไร แถบน จะบ งบอกถ งสถานะท งหมด 7 ส วนหล กด งน คร บ - Exchange - Identity Service - Lync - Office 365 Portal - Office Subscription ระบบการให บร การอ เมล ของ Office 365 ระบบการให บร การเก ยวก บ User และ Group ใน Office 365 สถานะการให บร การเก ยวก บการแชทและระบบการส อสารภายใน หน าเว บไซต ส วนทาการ login (URL: login.microsoftonline.com)

5 ส วนการสม ครใช งานและระบบส งซ อของ Office Rights Management Service - SharePoint ส วนการกาหนดส ทธ feature RMS ใน Office 365 สถานะการให บร การของ SharePoint ใน Office 365 ส วนท 4 Sidebar (Search, Admin shortcut, Resources and Community) - Search - Admin Shortcut - Resources - Community ช องกรอกข อม ลเพ อทาการ Search ในระบบ Office 365 แผงล งค ท ใช บ อย สาหร บการเข าใช งานส วนควบค ม admin ต างๆ ในระบบ Office 365 ค ม อท เป นล งค เช อมต อไปย ง ข อม ลในการต งค าต างๆของระบบ admin ล งค ไปย ง Community เพ อถามคาถาม หร อเข าไปในบล อกท ม การอ พเดทฟ เจอร ใหม ๆของ office 365

6 Setup แบ งออกเป น 2 ส วน - ส วน Quick Start เป นส วนการต งค าการใช งานใน Office 365 อย างง ายและรวดเร ว ซ งจะประกอบไปด วยการสร างบ ญช ผ ใช และกล องจดหมายสาหร บการใช งานระบบอ เมล และส วนค ม อการใช งาน Office 365 เบ องต นสาหร บผ ใช เม อคล กท ป ม Start จะมาย งหน าด งร ป เม อเข ามาในหน าจอ Basic Setup จะพบห วข อด งน Specify a domain and confirm ownership เป นส วนของการต งค าช อ domain name ของเราให ก บ office 365 โดยต องทาการต งค า mx หร อ txt record ท dns ของ domain name ท เราเป นเจ าของ ซ งม ข นตอนด งน

7 1. กรอกช อ domain name ลงไปและทาการคล กท ป ม next 2. หากทาการต งค า mx หร อ txt record แล วให ทาการคล ก verify ระบบจะใช เวลาประมาณ 5 นาท ถ ง 1 ช วโมงเพ อทาการย นย นส ทธ การเป นเจ าของ Domain

8 Add users and assign licenses การเพ ม users สามารถทาได 3 ว ธ เพ มบ ญช ผ ใช ท ละ 1 บ ญช กรอกช อ-นามสก ล ช อท ผ อ านมองเห น และช อบ ญช พร อมท งระบ โดเมนและคล ก next

9 ก าหนดส ทธ ของผ ใช ว าเป นบ ญช ผ ใช ธรรมดาหร อผ ด แลระบบ และก าหนดสถานท ของ ผ ใช จากน นคล ก next ก าหนดร ปแบบ Office 365 ท ผ ใช รายน จะได ใช งาน จากน นคล ก next

10 จากน นจะเป นการกาหนดแจ งเต อนผ านทางระบบอ เมล ว าการสร างผ ใช เสร จสมบ รณ แล ว จากน นคล ก create จะได ข อม ลของบ ญช ผ ใช พร อมท งรห สผ านช วคราวในการใช งานคร งแรกมา จากน น คล กท Create another user เพ อสร างผ ใช หร อคล ก Finish เพ อเสร จส นการทางาน เพ มบ ญช ผ ใช จานวนมากผ านทางไฟล ร ปแบบ.csv

11 ผ ควบค มระบบสามารถดาวน โหลดต วอย างการทาไฟล csv ได ในหน าน ใช โปรแกรม Directory Synchronization นาบ ญช ผ ใช จาก Active Directory มา Set the domain purpose and configure DNS ส วนน จะเป นการต งค า DNS หล งจากได ทาการ verify domain name แล ว Import user data ส วนน จะเป นคาอธ บายข นตอนในการทา migration ด วยว ธ ต างๆ เพ อมาใช Exchange Online ใน Office 365

12 o Start using your services ส วนน จะเป นค ม อการแนะนาข นตอนการใช งานส วนต างๆใน Office 365 และย งเป นส วนท เป นการ train admin เพ อบร หารระบบ Office 365 ให ก บผ ใช Office 365

13

14 Users and groups - Active users o แสดงข อม ลบ ญช ผ ใช ท ม สถานะพร อมใช งานในป จจ บ น หน าน ผ ควบค มระบบสามารถเพ มผ ใช ใหม และทาการค นหาผ ใช อ นได พร อมท งม ตารางแสดงค าด งต อไปน Display name ช อท ผ ใช งานท านอ นเห น Username ช อบ ญช ผ ใช Status สถานะท เก บข อม ลของบ ญช ผ ใช

15 - Deleted users ส วนน จะแสดงบ ญช ผ ใช ท ถ กลบซ งสามารถก ค นได หากถ กลบไม เก น 30 ว น - Security groups ส วนน จะเป นส วนแสดงรายช อ groups พร อมท งการสร าง group เพ อก าหนด policy ต างๆ - Delegated admins ส วนน เป นส วนการก าหนดส ทธ ให ก บบร ษ ทอ นสามารถเข ามาทาการปร บแต งค าการใช งาน Office 365 ของเราได เสม อนเป นผ ด แลระบบน

16 Domains ส วนน เป นการปร บต งค า domain ท ใช ก บ Office 365 o Add a domain เพ มโดเมน o Remove ลบโดเมนเด มออก o View DNS settings ด ค า DNS setting ของ domain name น น o Troubleshoot ใช ตรวจสอบป ญหาท เก ดข นของ domain

17 Licensing ส วนน จะเป นการแสดง License ของ Office 365 เราซ งประกอบไปด วย 2 ส วน 1. subscriptions o Subscription ร ปแบบหร อแพลนการใช งาน Office 365 o Quantity จ านวน License o Cost ค าใช จ าย o Term End Date ว นหมดอาย การใช งาน 2. Licenses o Name ช อของ License ท ม ในบ ญช Office 365 o Valid จ านวน License ท ม o Expired จ านวน License ท หมดอาย ไปแล ว o Assigned จ านวน License ท ถ ก assigned ให ก บผ ใช ไปแล ว

18 Service settings ส วนการต งค าระบบต างๆภายใน Office Mail ส วนการต งค าระบบ (Exchange Online)

19 ส วนระบบเมล จะถ กแบ งการต งค าออกเป น 3 ส วนคร บ 1. Protection ส วนการต งค า 2. Mail flow การเซ ตอ พค า inbound และ outbound connector ของระบบ mail 3. Auditing ส วนการสร างรายงานต ดตามการใช ของกล องจดหมายท เราต องการตรวจสอบ - Sites ส วนการต งค าระบบ Websites (SharePoint Online) ส วนการกาหนด Site Collection ซ งเป นการเล อก content บน sharepoint online ว าจะทาการ เผยแพร หร อม การก าหนดส ทธ ของกล มผ ใช แต ละกล มอย างไร - Lync ส วนการต งค าระบบ Lync Online ส วนการต งค าการใช งาน Lync Online ซ งจะล งค ไปย ง Lync Online admin center ซ งจะเป นส วนใน การกาหนดส ทธ การใช งาน และการ manage ส ทธ การเช อมต อไปย ง Lync ภายนอกได หร อไม - User software ส วนการต งค าการดาวน โหลด Office desktop, Lync Client และ SharePoint Designer

20 ส วนการต งค าการอน ญาตให ผ ใช สามารถดาวน โหลดโปรแกรมเหล าน ผ านบ ญช Office365 - Passwords ส วนการต ง password policy ของผ ใช ส วนการต งค าระยะเวลาหมดอาย ของรห สผ านสาหร บบ ญช ผ ใช และจ านวนว นท แจ งเต อนก อนรห สผ านหมดอาย - Community ส วนการต งค าการอน ม ต ให ใช บ ญช ผ ใช Office 365 ในการเข าใช งาน Office 365 community - Rights management การต งค า Right Management ของ Active Directory ใน Windows Azure

21 - Mobile การต งค าการใช งาน ของ Blackberry ก บบ ญช Office 365

22 Service health หน าน ประกอบด วยการรายงานสถานะของการให บร การแบ งเป น 2 ส วนด งน - Service health เป นตารางแสดงสถานะของการให บร การในแต ละ service เป นรายว นซ งม การเก บย อนหล งไว 30 ว น ว าม สถานะของการให บร การปกต ด หร อไม หากม เหต ข ดข องจะม ส ญล กษณ แจ งพร อมท งเหต ของการข ดข อง - Upcoming maintenance แสดงตารางก าหนดการ maintenance ท จะเก ดข นพร อมอธ บายเหต และแจ งว นเวลา รวมถ งการแสดง ตารางการ maintenance คร งก อนท เก ดข นมาแล วด วย

23 Reports ส วนแสดงรายงานการใช งานต างๆของ Office 365 ซ งประกอบไปด วยส วนย อยๆ 6 ส วน - Overview หน าสร ปรวมซ งจะล งค ไปย งการสร างรายงานการให บร การตามระบบย อยต างๆ - Mail ส วนการสร างรายงานการใช งานระบบอ เมล Exchange Online - Protection ส วนแสดงปร มาณการร บส งจดหมายของระบบว าม message ไม พ งประสงค อย ในปร มาณเท าใด

24 - Rules ส วนแสดงปร มาณเมล ท ถ กจ บด วย Rules ท ได ทาการต งค าไว - DLP ส วนแสดงปร มาณของข อม ลท ถ กจ บด วย DLP

25 - Lync ส วนการรายงานสถ ต การใช งานระบบ Lync Online

26 Support ส วนน เป นข อม ลการขอความช วยเหล อในการใช งานของ Office 365 ซ งถ กแบ งออกเป น 2 ส วน - Overview โดยส วนแรกจะเป นข อม ลการไข ป ญหาเบ อง ส วน frequently asked questions สาหร บ admin เพ อ ช วยแก ป ญหาท พบบ อย และส วนส ดท ายเป นช องในการกรอกคาสาค ญท ต องการค นหาข อม ลการแก ไขป ญหา เพ มเต ม

27 - Service requests ส วนน เป นส วนท ใช ในการเป ดเคสหา Support ของทาง Microsoft เพ อแก ป ญหา (ภาษาอ งกฤษ) ข นตอน ในการเป ดเคสหา Microsoft ม ข นตอนด งน 1. ระบ ประเภทของป ญหาท ต องการแก ไข o Issue type ประเภทของป ญหาท ต องการให Microsoft ช วยเหล อแก ไข

28 o Service ประเภทการให บร การท เก ดป ญหา เช น Exchange online หร อ Yammer เป นต น o Service area กล มของการใช งานการบร การจากท เล อกด านท เก ดป ญหา o Problem description รายละเอ ยดของการเก ดป ญหา o Operation system ร นของระบบปฏ บ ต การท ใช แล วเก ดป ญหา o Microsoft Office version ร นของ Office ท เก ดป ญหา o Browser โปรแกรมท ใช ในการเข าอ นเตอร เน ตท เก ดป ญหา IE หร อ firefox เป นต น 2. ใส ข อม ลเก ยวก บป ญหาเพ มเต ม o Title ช อห วข อของป ญหาท เก ดข น o Description รายละเอ ยดของป ญหาท เก ด o Error message ข อความการผ ดพลาดท เก ดข นขณะพบป ญหา o Problem reproduce to more than one computer? ป ญหาน เก ดข นก บเคร องมากกว า 1 เคร องใช หร อไม หากใช ให ตอบ yes หากไม ตอบ no หร อใน กรณ ท ย งไม ได ม การทดสองให ตอบ Have not tried

29 3. Attach file เป นส วนของการแนบไฟล เพ อแจ งข อม ลเพ มเต ม ไฟล ท แนบม ขนาดได ไม เก น 5 MB เม อกด submit จะเป นการย นย นเพ อแจ งข อม ลการขอความช วยเหล อจาก Microsoft

30 Purchase services ส วนส ดท ายของ office 365 admin center เป นส วนสาหร บการส งซ อบร การอ นๆเพ มเต ม อาท เช น Microsoft Visio และ Microsoft Project Online อ กท งย งรวมถ งการเปล ยนแพ คเกจการให บร การจาก plan เด มไปเป น plan อ นๆ (ต องเป นร ปแบบการให บร การประเภทเด ยวก น กรณ เช น Account ของกล มองค กร จะไม สามารถเปล ยนไปใช เป น แบบของสถาบ นการศ กษาได )